Pendidikan

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

  1.  Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik

Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

  1. Bertele-tele

Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.

  1. Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan

Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.

  1. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis

Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.

  1. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

  1.  Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

  1. Subyek dan tujuan haruslah jelas.
  2. Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.
  3.  Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
  4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan kamunikator.

  1. Membantu audiens memahami suatu pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dna runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.

  1. Membantu audiens menerima suatu pesan

Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer toko mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.

  1. Menghemat waktu

Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat. Audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

  1. Mempermudah pekerjaan komunikator

Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.